Truyền thông sự kiện là gì? Vai trò & Các giai đoạn cần biết

Với sự cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp không chỉ dừng lại ở khâu chuẩn bị kỹ lưỡng mà còn cần đến chiến lược truyền thông hiệu quả. Truyền thông sự kiện giúp thương hiệu tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tối đa giá trị từ chương trình.

Truyền thông sự kiện là gì ?

Truyền thông sự kiện là tập hợp các hoạt động marketing và PR được triển khai nhằm quảng bá, lan tỏa thông tin về một sự kiện tới công chúng mục tiêu.

Đây không chỉ đơn thuần là việc thông báo về thời gian, địa điểm tổ chức mà còn bao gồm việc xây dựng thông điệp, lựa chọn kênh truyền thông phù hợp và tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ trước, trong và sau sự kiện.

Một chiến dịch truyền thông sự kiện hiệu quả cần có sự kết hợp hài hòa giữa nhiều yếu tố: nội dung hấp dẫn, timing chính xác, kênh truyền thông đa dạng và khả năng tương tác với khán giả.

Từ các buổi ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, sự kiện âm nhạc cho đến các triển lãm quy mô lớn tất cả đều cần một chiến lược truyền thông rõ ràng để đạt được mục tiêu đề ra.

Vai trò của truyền thông sự kiện

Trong marketing hiện đại, truyền thông giúp kết nối thương hiệu và khách hàng. Đối với các sự kiện, vai trò này càng quan trọng khi thành công của chương trình phụ thuộc lớn vào số lượng và chất lượng người tham dự.

Tăng nhận diện và độ phủ thương hiệu

Một trong những lợi ích lớn nhất của truyền thông sự kiện chính là khả năng mở rộng tầm nhìn thương hiệu đến đông đảo công chúng. Thông qua các kênh truyền thông đa dạng như mạng xã hội, báo chí, KOLs hay email marketing, thông tin về sự kiện có thể tiếp cận hàng nghìn, thậm chí hàng triệu người trong thời gian ngắn.

Khi được lan tỏa rộng rãi, sự kiện không chỉ thu hút sự chú ý của những người tham dự tiềm năng mà còn tạo ấn tượng với những người chưa có cơ hội trải nghiệm trực tiếp.

Mỗi lần thương hiệu của bạn xuất hiện trên trang báo điện tử hay trong video của KOL, KOC,.. đó là một lần khẳng định vị thế và tăng cường sự hiện diện trong tâm trí khách hàng.

Thu hút đúng đối tượng tham dự sự kiện

Không phải bất kỳ ai cũng là khách hàng tiềm năng của sự kiện. Một chiến lược truyền thông sự kiện bài bản giúp doanh nghiệp nhắm đúng tệp khách hàng mục tiêu thông qua việc phân tích dữ liệu, lựa chọn kênh phù hợp và tạo nội dung có tính cá nhân hóa.

Ví dụ, một sự kiện công nghệ B2B sẽ cần tập trung vào LinkedIn và các trang báo chuyên ngành thay vì Instagram hay TikTok. Thông điệp cũng cần được thiết kế để gợi mở những nỗi đau cụ thể của doanh nghiệp, từ đó thu hút đúng những người có quyền quyết định tham dự. Nhờ vậy tỷ lệ chuyển đổi từ người quan tâm thành người đăng ký sẽ cao hơn đáng kể.

Tối ưu ngân sách tổ chức và hiệu quả

Nhiều người cho rằng đầu tư vào truyền thông sự kiện là một khoản chi phí lớn, nhưng thực tế đây lại là cách giúp tối ưu hóa ngân sách tổng thể.

Khi có chiến lược truyền thông rõ ràng, doanh nghiệp có thể dự đoán được lượng người tham dự từ đó chuẩn bị chính xác về mặt bằng, quà tặng và các hạng mục khác từ đó tránh lãng phí hoặc thiếu hụt.

Hơn nữa các hoạt động truyền thông giúp kéo dài vòng đời của sự kiện. Thay vì chỉ tạo giá trị trong vài giờ diễn ra chương trình, nội dung từ sự kiện có thể được tái sử dụng qua các bài viết, video recap, case study,…. điều này giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị từ mỗi đồng bỏ ra

Các giai đoạn truyền thông sự kiện

Để đạt hiệu quả tối ưu truyền thông sự kiện cần được triển khai xuyên suốt qua ba giai đoạn chính, mỗi giai đoạn có mục tiêu và chiến thuật riêng biệt nhưng đều hướng tới một kết quả chung là thành công của chương trình.

Truyền thông trước sự kiện (Pre-event)

Giai đoạn này thường bắt đầu từ 4 – 8 tuần trước ngày diễn ra sự kiện, tùy thuộc vào quy mô và tính chất của chương trình. Đây là thời điểm then chốt để tạo sóng, xây dựng kỳ vọng và thu hút đăng ký tham dự.

Các hoạt động truyền thông sự kiện trong giai đoạn này bao gồm việc tung teaser trên mạng xã hội, gửi thư mời qua email, đăng bài PR trên các trang báo chí, hợp tác với influencer để tạo tiếng vang và thiết lập landing page chuyên biệt cho đăng ký.

Nội dung cần tập trung vào việc trả lời các câu hỏi: sự kiện là gì, diễn ra khi nào, ở đâu, ai nên tham dự và tại sao họ không nên bỏ lỡ.

Một chiến thuật hiệu quả là tạo chuỗi nội dung countdown với những thông tin được tiết lộ dần, kích thích sự tò mò và duy trì sự quan tâm liên tục của công chúng. Đồng thời việc chạy quảng cáo có target cụ thể sẽ giúp tiếp cận chính xác đối tượng mục tiêu.

Truyền thông trong sự kiện (On-event)

Khi sự kiện bắt đầu, công việc truyền thông không dừng lại mà chuyển sang giai đoạn tương tác trực tiếp và tăng cường trải nghiệm. Mục tiêu là tạo sự sôi động, khuyến khích người tham dự chia sẻ và mở rộng tầm ảnh hưởng của sự kiện ra bên ngoài địa điểm tổ chức.

Các hoạt động cần triển khai bao gồm livestream những phần quan trọng của chương trình, đăng tải hình ảnh và video realtime lên mạng xã hội, khuyến khích người tham dự check-in và sử dụng hashtag chung, tổ chức các mini game tương tác trên nền tảng số, và có đội ngũ content creator ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ.

Việc tạo ra các điểm chụp hình đẹp mắt (photo booth, backdrop ấn tượng) cũng là một phần quan trọng của truyền thông sự kiện trong giai đoạn này, biến người tham dự thành những đại sứ thương hiệu tự nhiên khi họ chia sẻ trải nghiệm của mình.

Truyền thông sau sự kiện (Post-event)

Nhiều người tổ chức mắc sai lầm khi cho rằng công việc kết thúc ngay khi sự kiện khép lại. Thực tế giai đoạn sau sự kiện lại là thời điểm vàng để củng cố thành quả, duy trì mối quan hệ và tạo động lực cho các chương trình tiếp theo.

Các hoạt động truyền thông sự kiện cần thực hiện bao gồm gửi email cảm ơn kèm highlight của chương trình, đăng tải video recap và album ảnh, chia sẻ các bài viết tổng kết hoặc case study, thu thập feedback từ người tham dự thông qua khảo sát và duy trì tương tác với cộng đồng qua các nội dung liên quan.

Đây cũng là lúc để đo lường hiệu quả thông qua các chỉ số như số lượng người tham dự, mức độ tương tác trên mạng xã hội, lượt tiếp cận trên báo chí và đặc biệt là tỷ lệ chuyển đổi thành khách hàng thực sự.

Các hình thức truyền thông sự kiện phổ biến hiện nay

Để chiến dịch truyền thông đạt hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần lựa chọn và kết hợp linh hoạt nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của sự kiện, ngân sách và đối tượng mục tiêu. Mỗi kênh truyền thông đều có những ưu thế riêng và khi được sử dụng đồng bộ sẽ tạo nên sức mạnh lan tỏa vượt trội.

Mạng xã hội

Mạng xã hội hiện được xem là kênh trung tâm trong chiến lược truyền thông sự kiện nhờ tốc độ lan tỏa nhanh và khả năng tương tác hai chiều. Thông qua các định dạng nội dung linh hoạt như video ngắn, bài đăng tương tác hay livestream, thông tin về sự kiện có thể tiếp cận đa dạng nhóm đối tượng chỉ trong thời gian ngắn.

Thực tế từ các chiến dịch Mega Live cho thấy việc kết hợp chuỗi nội dung đếm ngược trước sự kiện cùng các cập nhật trực tiếp trong thời gian diễn ra giúp mức độ tương tác trung bình tăng khoảng 45% so với các bài đăng thông thường, đồng thời duy trì sự chú ý xuyên suốt của người theo dõi.

Báo chí và PR

Dù kỷ nguyên số đang phát triển mạnh mẽ, báo chí và PR truyền thống vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc tạo uy tín và độ tin cậy cho sự kiện.

Để truyền thông sự kiện qua báo chí đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ thông cáo báo chí chuyên nghiệp với các thông tin đáng chú ý, góc nhìn độc đáo và những con số ấn tượng.

Việc xây dựng mối quan hệ tốt với phóng viên, biên tập viên của các tờ báo trong ngành cũng rất quan trọng để đảm bảo thông tin được đăng tải đúng thời điểm.

Ngoài báo chí truyền thống, các trang tin tức trực tuyến, podcast và các kênh truyền thông số cũng mở ra nhiều cơ hội mới. Một bài phỏng vấn với ban tổ chức, một bài review chuyên sâu về chủ đề sự kiện hay một góc nhìn từ chuyên gia đều có thể tạo nên hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ.

KOLs/Influencers

Trong thời đại mà người tiêu dùng ngày càng tin tưởng vào đánh giá từ những cá nhân họ theo dõi hơn là quảng cáo truyền thống, việc hợp tác với KOLs và influencers trở thành một trong những hình thức truyền thông sự kiện hiệu quả nhất.

KOLs với lượng follower trung thành có thể giúp thông điệp về sự kiện tiếp cận đúng tệp khách hàng mục tiêu một cách tự nhiên và thuyết phục.

Thay vì chỉ đơn thuần chia sẻ thông tin, influencers có thể tạo ra những nội dung sáng tạo, chân thực về trải nghiệm của họ với sự kiện từ đó khơi gợi sự quan tâm và mong muốn tham gia của cộng đồng.

Khi lựa chọn KOLs để hợp tác, doanh nghiệp cần xem xét không chỉ số lượng follower mà còn mức độ tương tác, sự phù hợp về giá trị thương hiệu và độ tin cậy của họ trong mắt công chúng.

Các hình thức hợp tác có thể đa dạng từ mời tham dự và review, làm đại sứ sự kiện đến tổ chức giveaway hay mini contest để tăng độ phủ. Việc theo dõi và đo lường hiệu quả qua các chỉ số cũng cần được thực hiện để đánh giá ROI của khoản đầu tư này.

Email marketing và website

Email marketing và website là hai công cụ cơ bản nhưng vô cùng hiệu quả trong chiến lược truyền thông sự kiện, đặc biệt với các đối tượng B2B hoặc khách hàng đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp.

Email marketing cho phép doanh nghiệp gửi thông tin chi tiết, được cá nhân hóa đến từng đối tượng cụ thể. Một chiến dịch email hiệu quả thường bao gồm nhiều giai đoạn: email thông báo sớm để báo trước, email mời chính thức với đầy đủ thông tin, email nhắc nhở trước sự kiện vài ngày và email cảm ơn sau khi kết thúc.

Website hoặc landing page chuyên biệt cho sự kiện đóng vai trò như trung tâm thông tin giúp khách hàng có thể tìm hiểu chi tiết về chương trình, diễn giả, lịch trình và đăng ký tham dự. Một landing page được thiết kế tốt cần có giao diện hấp dẫn, thông tin rõ ràng, CTA nổi bật và tích hợp với các công cụ đo lường để tracking hiệu quả.

Truyền thông sự kiện không chỉ là công cụ quảng bá mà còn là nghệ thuật kết nối thương hiệu với khách hàng một cách chân thực và sâu sắc nhất. Với chiến lược đúng đắn và thực thi bài bản qua từng giai đoạn, mỗi sự kiện đều có thể trở thành cơ hội vàng để doanh nghiệp khẳng định vị thế, mở rộng thị trường.

Beauty Summit

Beauty Summit là sự kiện kết nối hàng đầu dành cho các chuyên gia, bác sĩ da liễu, chủ spa và thương hiệu mỹ phẩm trong ngành làm đẹp. Sự kiện được tổ chức thường niên nhằm chia sẻ kiến thức chuyên sâu, cập nhật xu hướng và thúc đẩy hợp tác chiến lược. Beauty Summit đóng vai trò cầu nối giữa tri thức – công nghệ – thị trường, góp phần nâng cao tiêu chuẩn phát triển bền vững cho toàn ngành.