Core Team là gì? Vai trò ra sao? Ai là người hay được chọn?

Trong bất kỳ tổ chức nào việc có một nhóm nhân sự trung tâm để dẫn dắt và điều phối các hoạt động quan trọng là yếu tố quyết định sự thành công. Đội ngũ cốt lõi này không chỉ đóng vai trò quản lý mà còn là động lực thúc đẩy mọi mục tiêu chiến lược được hiện thực hóa một cách hiệu quả.

Core Team là gì?

Core Team hay đội ngũ cốt lõi là nhóm những cá nhân có năng lực và kinh nghiệm xuất sắc được lựa chọn để đảm nhận các vai trò lãnh đạo chủ chốt trong một tổ chức, dự án,… Đây không đơn thuần là một nhóm làm việc thông thường mà là bộ não điều hành, nơi tập trung quyền lực ra quyết định và chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả.

Khác với các nhóm làm việc thông thường, core team thường có quyền hạn rộng hơn trong việc định hướng chiến lược, phân bổ nguồn lực và đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Họ là những người hiểu rõ tầm nhìn, sứ mệnh của công ty và có trách nhiệm biến những mục tiêu dài hạn thành các hành động cụ thể.

Điều quan trọng cần nhấn mạnh là Core Team không phải là tập hợp những người giỏi nhất mà là tập hợp những người phù hợp nhất. Sự bổ sung kỹ năng, tính cách hòa hợp và cam kết với mục tiêu chung quan trọng hơn năng lực cá nhân xuất sắc nhưng thiếu tinh thần đồng đội.

Vai trò của Core Team trong tổ chức

Core Team không chỉ là nhóm người làm việc cùng nhau mà đóng vai trò then chốt trong việc định hình và vận hành tổ chức. Hiểu rõ các vai trò này giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tiềm năng của đội ngũ cốt lõi.

Định hướng chiến lược và ra quyết định

Vai trò quan trọng nhất của Core Team là định hướng chiến lược và đưa ra các quyết định có tính chất quyết định đến tương lai của tổ chức hoặc dự án. Họ là người biến tầm nhìn trừu tượng thành kế hoạch hành động cụ thể, khả thi.

Core Team chịu trách nhiệm phân tích môi trường kinh doanh, đánh giá cơ hội và rủi ro sau đó đề xuất hướng đi phù hợp. Quá trình này đòi hỏi sự kết hợp giữa tư duy phân tích dựa trên dữ liệu và trực giác kinh doanh được mài giũa qua kinh nghiệm.

Trong bối cảnh thị trường biến động nhanh, khả năng ra quyết định kịp thời của Core Team trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng. Họ phải cân nhắc giữa tốc độ và độ chính xác, giữa rủi ro và cơ hội, giữa lợi ích ngắn hạn và dài hạn. Một quyết định đúng đắn từ Core Team có thể cứu vãn tổ chức khỏi khủng hoảng hoặc tạo ra bước đột phá trong cạnh tranh.

Netflix là ví dụ xuất sắc về vai trò định hướng chiến lược của Core Team. Vào năm 2011 khi thị trường DVD cho thuê đang suy giảm, Core Team Netflix đưa ra quyết định táo bạo chuyển hướng sang streaming trực tuyến, bất chấp sự phản đối từ nhiều nhà đầu tư. Quyết định này ban đầu khiến cổ phiếu công ty giảm mạnh nhưng đã đưa Netflix trở thành gã khổng lồ giải trí toàn cầu với hơn 260 triệu thuê bao vào năm 2024.

Điều phối và quản lý các bộ phận liên quan

Core Team đóng vai trò điều phối viên trưởng đảm bảo tất cả các bộ phận trong tổ chức làm việc đồng bộ hướng tới mục tiêu chung. Đây là nhiệm vụ đòi hỏi kỹ năng giao tiếp, đàm phán và quản lý mâu thuẫn xuất sắc.

Trong các tổ chức hiện đại, công việc thường liên phòng ban, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa marketing, sản phẩm, công nghệ, tài chính, và vận hành. Core Team là người phá vỡ các rào cản bộ phận tạo cầu nối cho các đội nhóm chuyên môn hiểu và hỗ trợ lẫn nhau. Họ giải quyết các xung đột lợi ích, phân bổ nguồn lực hợp lý và đảm bảo không bộ phận nào bị bỏ rơi hoặc chiếm quá nhiều tài nguyên.

Một công cụ quan trọng Core Team sử dụng là tổ chức các cuộc họp liên phòng ban định kỳ. Họ cũng thiết lập các kênh giao tiếp nhanh để xử lý vấn đề đột xuất không cần chờ đến họp chính thức.

Unilever Việt Nam cung cấp một case study thực tế. Khi ra mắt dòng sản phẩm mới, Core Team dự án bao gồm đại diện từ R&D, marketing, sales, chuỗi cung ứng và tài chính. Họ họp hàng tuần để đồng bộ tiến độ, giải quyết vấn đề từ công thức sản phẩm, chiến dịch truyền thông đến lên kế hoạch sản xuất và phân phối. Nhờ sự điều phối chặt chẽ này Unilever rút ngắn thời gian ra mắt sản phẩm từ 18 tháng xuống còn 12 tháng.

Core Team cũng cần kỹ năng quản lý các bên liên quan, họ cần hiểu được động lực, mối quan tâm của từng bên liên quan và tìm điểm chung. Họ không chỉ ra lệnh mà phải thuyết phục, tạo động lực và xây dựng sự cam kết tự nguyện từ các bộ phận.

Đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc

Vai trò giám sát và đảm bảo thực thi của Core Team thể hiện qua việc theo dõi tiến độ công việc, kiểm soát chất lượng đầu ra và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Họ là người giữ cho tàu không chệch hướng và đến đích đúng thời gian.

Họ thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng, xác định các mốc thời gian quan trọng và theo dõi sát sao quá trình thực hiện. Họ không quản lý vi mô từng tác vụ nhỏ mà tập trung vào các các cột mốc quan trọng ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Khi phát hiện dấu hiệu chậm trễ hoặc sai lệch so với kế hoạch ban đầu, đội ngũ cốt lõi sẽ nhanh chóng can thiệp, đề xuất các giải pháp điều chỉnh và huy động thêm nguồn lực nếu cần thiết.

Về chất lượng Core Team đặt ra tiêu chuẩn rõ ràng và cơ chế kiểm định. Họ không chấp nhận sản phẩm kém chất lượng chỉ để đúng deadline, cũng không để hoàn hảo hóa kéo dài vô tận. Cân bằng giữa tốc độ và chất lượng là nghệ thuật mà Core Team phải thành thạo.

Cầu nối giữa lãnh đạo và nhân sự

Một vai trò tinh tế nhưng cực kỳ quan trọng của Core Team là làm cầu nối giữa tầng lãnh đạo chiến lược và đội ngũ thực thi hàng ngày. Họ dịch thuật tầm nhìn lớn thành ngôn ngữ và hành động cụ thể mà mọi người hiểu được.

Từ phía lãnh đạo Core Team nhận về chiến lược, mục tiêu lớn, và kỳ vọng. Họ phải hiểu sâu sắc ý đồ đằng sau những quyết định này để có thể truyền đạt chính xác. Đồng thời họ cũng phải có can đảm đặt câu hỏi, thách thức những giả định nếu thấy không khả thi, đóng vai trò tư vấn cho lãnh đạo về thực tế triển khai.

Từ phía đội ngũ thực thi Core Team lắng nghe thách thức, thu thập phản hồi và chuyển tải lên cấp lãnh đạo. Họ là người bảo vệ đội nhóm khỏi những yêu cầu phi thực tế, đồng thời động viên và tạo điều kiện cho mọi người làm việc hiệu quả nhất.

Core Team phải xây dựng được lòng tin từ cả hai phía: lãnh đạo tin tưởng họ sẽ thực thi đúng chiến lược, nhân viên tin tưởng họ lắng nghe và hỗ trợ chân thành.

Kỹ năng giao tiếp của Core Team là then chốt. Họ phải biết cách truyền đạt cùng một thông điệp với ngôn ngữ khác nhau cho từng đối tượng.

Với lãnh đạo họ nói về tác động kinh doanh, ROI, rủi ro chiến lược. Với đội ngũ kỹ thuật họ nói về yêu cầu cụ thể, tiêu chuẩn kỹ thuật, timeline. Với đội marketing họ nói về insight khách hàng, vị thế, thông điệp,..

Những đối tượng thường được lựa chọn vào Core Team phổ biến

Core team không được hình thành dựa trên cấp bậc hay chức danh cao trong tổ chức mà là nhóm nhân sự cốt lõi được Ban Giám đốc lựa chọn dựa trên năng lực, kinh nghiệm và vai trò then chốt của họ đối với sự thành công của dự án hoặc tổ chức. Những người được chọn vào đội ngũ này thường đang đảm nhận các vị trí có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và phát triển của công ty.

Leader hoặc Quản lý dự án

Những người đang làm việc ở vị trí Leader hay Project Manager thường là lựa chọn hàng đầu cho core team. Đây là những người trực tiếp quản lý các dự án quan trọng, điều phối nguồn lực và chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của công việc.

Vị trí này không nhất thiết phải là cấp cao nhất trong công ty nhưng họ là những người có tầm ảnh hưởng lớn đến cách thức tổ chức vận hành. Họ hiểu rõ quy trình làm việc, nắm bắt được tình hình thực tế và có khả năng dẫn dắt nhóm đi đúng hướng.

Khi được đưa vào đội ngũ cốt lõi, những người ở vị trí Leader/Project Manager mang đến góc nhìn thực tế về khả năng triển khai các kế hoạch và chiến lược. Sự hiện diện của họ trong core team giúp đảm bảo rằng mọi quyết định đều khả thi và có thể được thực thi hiệu quả trong thực tế.

Bộ phận vận hành chiến lược

Các vị trí liên quan đến chiến lược và vận hành thường được ưu tiên lựa chọn vào core team. Những người này đang làm việc trực tiếp với dữ liệu, phân tích thị trường và tối ưu hóa quy trình vận hành hàng ngày.

Họ có cái nhìn tổng quan về cách tổ chức đang hoạt động, điểm mạnh và điểm yếu cần cải thiện. Với kinh nghiệm thực tế trong việc triển khai các sáng kiến và dự án, những người ở vị trí này mang đến cho đội ngũ cốt lõi khả năng đánh giá chính xác tình hình và đưa ra các giải pháp phù hợp.

Khi tham gia core team, họ góp phần đảm bảo rằng mọi kế hoạch đều được xây dựng dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế và có tính khả thi cao trong quá trình thực hiện.

Bộ phận Marketing, truyền thông

Những người đang đảm nhận vai trò Marketing Lead, Communication Lead hay Brand Manager cũng thường xuất hiện trong core team. Đây là những người hiểu rõ thị trường, khách hàng và cách thức truyền tải thông điệp của tổ chức ra bên ngoài.

Vị trí này đặc biệt quan trọng vì họ không chỉ quản lý hình ảnh thương hiệu mà còn là người nắm bắt phản hồi từ thị trường và khách hàng. Những thông tin này vô cùng giá trị để đội ngũ cốt lõi điều chỉnh chiến lược và định hướng phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ.

Bộ phận tài chính

Các vị trí thuộc bộ phận tài chính, kế toán cũng rất hay thường được lựa chọn vào core team. Những người này đang quản lý nguồn lực tài chính, đảm bảo tuân thủ pháp luật và giám sát các quy trình hành chính của tổ chức.

Họ mang đến cho đội ngũ cốt lõi cái nhìn thực tế về khả năng tài chính, giúp đánh giá xem các kế hoạch có khả thi về mặt ngân sách hay không. Những người ở vị trí này cũng đảm bảo rằng mọi hoạt động của tổ chức đều tuân thủ đúng quy định pháp lý, tránh những rủi ro không đáng có.

Cách xây dựng Core Team hiệu quả

Xây dựng một Core Team không chỉ là việc chọn những người giỏi nhất mà là nghệ thuật tạo ra một tập thể vượt trội hơn tổng các cá nhân. Dưới đây là những bước quan trọng để tạo dựng một đội nhân sự lõi hiệu quả.

Xác định mục tiêu và phạm vi hoạt động

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là làm rõ Core Team được thành lập để làm gì, đạt được mục tiêu nào, trong phạm vi và thời gian ra sao. Một Core Team thiếu mục tiêu rõ ràng giống như một con tàu không có bản đồ và la bàn.

Mục tiêu của Core Team cần tuân theo nguyên tắc SMART:

• Specific (cụ thể)
• Measurable (đo lường được)
• Achievable (khả thi), Relevant (liên quan)
• Time-bound (có thời hạn).

Ví dụ thay vì mục tiêu mơ hồ “phát triển sản phẩm mới”, hãy đặt mục tiêu “ra mắt ứng dụng mobile banking với ít nhất 50.000 người dùng trong quý 3/2026 và NPS score trên 70”.

Phạm vi hoạt động cũng cần được định rõ: Core Team có quyền quyết định những gì? Họ quản lý ngân sách bao nhiêu? Họ có thể tuyển dụng nhân sự mới không? Ranh giới giữa quyền tự chủ và cần xin phép ở đâu? Những câu hỏi này phải được trả lời rõ ràng từ đầu để tránh xung đột sau này.

Phân quyền và trách nhiệm rõ ràng

Sau khi có mục tiêu thì bước tiếp theo là phân chia vai trò, quyền hạn và trách nhiệm cho từng thành viên Core Team. Sự mơ hồ trong phân công là nguồn gốc của hầu hết các xung đột và kém hiệu quả.

Ma trận RACI là công cụ hiệu quả để làm rõ vai trò:

• Responsible (người thực hiện)
• Accountable (người chịu trách nhiệm cuối cùng)
• Consulted (người được tham vấn)
• Informed (người được thông báo)

Mỗi công việc hoặc quyết định quan trọng cần được gán rõ các vai trò này.

Nguyên tắc quan trọng là mỗi công việc chỉ có một người Accountable (người chịu trách nhiệm cuối cùng), tránh tình trạng “nhiều người chịu trách nhiệm = không ai chịu trách nhiệm”. Tuy nhiên, có thể có nhiều người Responsible (người thực hiện) cùng thực hiện. Việc phân định này giúp tránh chồng chéo, bỏ sót và làm rõ ai sẽ ra quyết định cuối cùng khi có bất đồng.

Quyền hạn cũng cần được trao một cách rõ ràng.

Ví dụ Marketing Lead có quyền quyết định ngân sách dưới 50 triệu đồng mà không cần xin phép nhưng với số tiền lớn hơn cần sự đồng thuận của cả Core Team. Leader có quyền quyết định tuyển dụng cho vị trí nào, vị trí nào cần phê duyệt từ cấp cao hơn.

Thiết lập quy trình làm việc và giao tiếp

Quy trình làm việc chuẩn hóa giúp Core Team vận hành hiệu quả, nhất quán và tiết kiệm thời gian. Những quy trình quan trọng cần thiết lập bao gồm: quy trình ra quyết định, quy trình họp và báo cáo, quy trình giải quyết xung đột, quy trình quản lý thay đổi, và quy trình giao tiếp nội bộ.

Về giao tiếp cần quy định rõ: các cuộc họp nào là bắt buộc, tần suất ra sao (hàng ngày, tuần, tháng), kênh giao tiếp chính thức là gì (zalo, email, Slack, Teams), vấn đề gì cần họp, vấn đề gì có thể xử lý qua chat.

Một cách mang lại sự hiệu quả tương đối tốt là áp dụng “standing meeting” – họp đứng 15 phút mỗi sáng để đồng bộ hoá nhanh về tiến độ, vấn đề cần giải quyết gấp.

Về giải quyết xung đột, cần có cơ chế rõ ràng.

Ví dụ nếu hai thành viên không thống nhất được thì họ phải thảo luận trực tiếp trước. Nếu vẫn không đồng thuận, Leader sẽ ra quyết định cuối cùng. Hoặc áp dụng quy tắc “bất đồng và cam kết” được phép bất đồng nhưng một khi quyết định đã được đưa ra, tất cả phải cam kết thực hiện.

Những sai lầm thường gặp khi xây dựng Core Team

Hiểu rõ những sai lầm phổ biến giúp tổ chức tránh được các cạm bẫy khi xây dựng Core Team. Dưới đây là những vấn đề thường gặp nhất dựa trên nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế.

Vai trò chồng chéo, thiếu rõ ràng

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là không định nghĩa rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng thành viên Core Team dẫn đến tình trạng chồng chéo, xung đột hoặc bỏ sót công việc.

Khi vai trò không rõ ràng có thể xảy ra hai tình huống: nhiều người cùng làm một việc gây lãng phí nguồn lực và xung đột hoặc không ai làm vì cho rằng người khác sẽ làm.

Core Team quá đông hoặc quá ít

Quy mô của đội ngũ cốt lõi là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả hoạt động. Một core team quá đông sẽ gặp khó khăn trong việc điều phối và ra quyết định. Khi có quá nhiều người tham gia, các cuộc họp trở nên kéo dài, khó đạt được sự đồng thuận và quá trình ra quyết định bị chậm trễ đáng kể.

Mỗi thành viên thêm vào đội ngũ cốt lõi đồng nghĩa với thêm một ý kiến, một góc nhìn cần được lắng nghe và cân nhắc. Điều này có thể tốt trong một số trường hợp nhưng khi vượt quá một ngưỡng nhất định, nó sẽ làm giảm tốc độ và tính linh hoạt của nhóm.

Ngược lại, một core team quá ít người cũng gây ra những vấn đề không kém phần nghiêm trọng. Khi thiếu người thì khối lượng công việc quá tải cho mỗi thành viên dẫn đến tình trạng kiệt sức và chất lượng công việc giảm sút. Hơn nữa đội ngũ có thể thiếu đi những góc nhìn quan trọng từ các lĩnh vực khác nhau khiến các quyết định không được toàn diện và có thể bỏ sót những rủi ro tiềm ẩn.

Quy mô lý tưởng cho một core team thường dao động từ 5 – 7 người tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của tổ chức. Con số này đủ để đảm bảo đa dạng góc nhìn nhưng vẫn giữ được tính linh hoạt trong ra quyết định.

Thiếu năng lực ra quyết định

Một Core Team được thành lập nhưng không được trao quyền ra quyết định thực sự sẽ trở  thành sai lầm phổ biến trong các tổ chức có văn hóa phân cấp chặt chẽ hoặc lãnh đạo kiểm soát cao.

Khi Core Team phải xin phép cho mọi quyết định nhỏ thì họ mất đi sự linh hoạt và tốc độ. Thành viên Core Team cũng mất động lực khi cảm thấy mình chỉ là người thực thi lệnh, không thực sự có ảnh hưởng.

Để tránh sai lầm này: định rõ quyền ra quyết định ngay từ đầu. Quyết định nào Core Team tự quyết, quyết định nào cần cấp cao xử lý; thiết lập ngưỡng tài chính rõ ràng, ví dụ dưới 100 triệu tự quyết, trên 100 triệu cần phê duyệt; xây dựng văn hóa tin tưởng, chấp nhận rủi ro và học từ thất bại.

Không gắn Core Team với mục tiêu dài hạn

Sai lầm cuối cùng nhưng nghiêm trọng là xây dựng Core Team chỉ tập trung vào mục tiêu ngắn hạn mà quên mất tầm nhìn và chiến lược dài hạn của tổ chức. Điều này dẫn đến các quyết định tối ưu cho hiện tại nhưng gây hại cho tương lai.

Core Team có thể đạt được KPI quý này bằng cách cắt giảm đầu tư vào nhân sự hoặc bơm tiền vào marketing ngắn hạn. Tuy nhiên những quyết định này làm suy yếu nền tảng dài hạn của tổ chức.

Để tránh sai lầm này: thiết lập OKR kết hợp cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn; dành ít nhất 20% thời gian và nguồn lực cho các dự án đổi mới dài hạn; đánh giá Core Team dựa trên cả kết quả hiện tại và đầu tư tương lai; tạo văn hóa “think long-term (suy nghĩ dài hạn)” qua việc khen thưởng những quyết định có tầm nhìn xa.

Core Team không chỉ là một nhóm người làm việc cùng nhau mà là trái tim của tổ chức, nơi tầm nhìn chiến lược được biến thành hành động cụ thể. Sức mạnh của một Core Team hiệu quả nằm ở sự kết hợp hài hòa giữa đa dạng kỹ năng, sự rõ ràng về vai trò, quy trình làm việc chuẩn hóa, và văn hóa tin tưởng lẫn nhau.

Beauty Summit

Beauty Summit là sự kiện kết nối hàng đầu dành cho các chuyên gia, bác sĩ da liễu, chủ spa và thương hiệu mỹ phẩm trong ngành làm đẹp. Sự kiện được tổ chức thường niên nhằm chia sẻ kiến thức chuyên sâu, cập nhật xu hướng và thúc đẩy hợp tác chiến lược. Beauty Summit đóng vai trò cầu nối giữa tri thức – công nghệ – thị trường, góp phần nâng cao tiêu chuẩn phát triển bền vững cho toàn ngành.