Hướng dẫn Cách kêu gọi nhà tài trợ​ Hiệu quả, Chuyên nghiệp

Kêu gọi tài trợ là một trong những khâu quan trọng quyết định sự thành công của bất kỳ sự kiện nào. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách tiếp cận và thuyết phục nhà tài trợ một cách chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ chia sẻ quy trình để bạn có thể tự tin kêu gọi được nguồn tài trợ cho sự kiện của mình.

Chuẩn bị trước khi kêu gọi nhà tài trợ

Trước khi bắt đầu tiếp cận bất kỳ nhà tài trợ nào thì bạn cần có một nền tảng vững chắc về kế hoạch sự kiện, hiểu rõ đối tượng mục tiêu và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp bạn tự tin hơn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với các nhà tài trợ tiềm năng.

Xác định mục tiêu & ngân sách sự kiện

Trong các bước kêu gọi nhà tài trợ thì việc xác định rõ mục tiêu và ngân sách sự kiện không chỉ là bước khởi đầu mà còn là nền tảng quyết định toàn bộ tính thuyết phục của đề xuất tài trợ.

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là làm rõ mục đích tổ chức sự kiện của bạn. Bạn muốn đạt được điều gì? Đối tượng tham dự là ai? Quy mô dự kiến bao nhiêu người? Những câu hỏi này sẽ giúp bạn định hình rõ ràng bức tranh tổng thể.

Tiếp theo, hãy lập bảng ngân sách chi tiết cho từng hạng mục: địa điểm, thiết bị, nhân sự, marketing, ăn uống, quà tặng… Việc có con số cụ thể sẽ giúp bạn biết mình cần kêu gọi bao nhiêu và phân bổ gói tài trợ như thế nào. Đừng quên dự phòng thêm 10 – 15% cho các chi phí phát sinh.

Nghiên cứu và chọn nhà tài trợ tiềm năng

Không phải nhà tài trợ nào cũng phù hợp với sự kiện của bạn. Hãy nghiên cứu kỹ về các doanh nghiệp, thương hiệu có cùng đối tượng khách hàng mục tiêu hoặc có liên quan đến lĩnh vực sự kiện của bạn.

Ví dụ nếu tổ chức sự kiện về công nghệ thì các công ty IT, startup, thương hiệu điện tử sẽ là lựa chọn hợp lý. Nếu là sự kiện làm đẹp thì hãy tiếp cận các spa, thẩm mỹ viện, bác sĩ hoặc chuyên gia da liễu,…

Tạo danh sách ưu tiên từ 15 – 20 nhà tài trợ tiềm năng, phân loại theo quy mô (lớn, vừa, nhỏ) và khả năng phù hợp. Tìm hiểu lịch sử tài trợ của họ, các sự kiện họ đã hỗ trợ trước đây để có cách tiếp cận phù hợp.

THAM KHẢO: Danh sách nhà tài trợ tiềm năng cho các sự kiện làm đẹp

Xây dựng giá trị & quyền lợi cho nhà tài trợ

Nhà tài trợ không đơn thuần “cho tiền” mà họ đang “đầu tư” vào cơ hội tiếp cận khách hàng và nâng cao thương hiệu. Nhiệm vụ của bạn là chứng minh sự kiện của mình mang lại giá trị gì cho họ.

Thiết kế các gói tài trợ phân cấp (Kim cương, Vàng, Bạc, Đồng) với quyền lợi rõ ràng: logo trên backdrop, booth giới thiệu sản phẩm, thời gian phát biểu, bài PR trên fanpage, số lượng vé mời, quảng cáo trong tài liệu sự kiện…

Đừng chỉ liệt kê quyền lợi khô khan, hãy đính kèm số liệu cụ thể: “Sự kiện có 500 khách mời là sinh viên 18-25 tuổi – đúng tệp khách hàng tiềm năng của thương hiệu bạn”, “Fanpage với 50,000 followers sẽ đăng 5 bài giới thiệu nhà tài trợ trước và sau sự kiện”.

Xây dựng hồ sơ kêu gọi tài trợ

Hồ sơ tài trợ (sponsorship proposal) là “vũ khí” quan trọng nhất của bạn. Đây là tài liệu thể hiện toàn bộ thông tin về sự kiện và lợi ích dành cho nhà tài trợ.

Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh cần có: giới thiệu về ban tổ chức, mục tiêu và ý nghĩa sự kiện, thông tin chi tiết (thời gian, địa điểm, quy mô), đối tượng tham dự, kế hoạch truyền thông, các gói tài trợ với quyền lợi cụ thể, và thông tin liên hệ.

Thiết kế hồ sơ chuyên nghiệp, dễ đọc với hình ảnh minh họa, infographic và số liệu rõ ràng. Nên chuẩn bị cả phiên bản PDF đầy đủ (10 – 15 trang) và phiên bản tóm tắt (2 – 3 trang) để gửi email hoặc trình bày nhanh.

Tiếp cận và kêu gọi nhà tài trợ

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và xác định được danh sách nhà tài trợ tiềm năng, bước tiếp theo là lên kế hoạch tiếp cận cụ thể. Đây là giai đoạn đòi hỏi sự kiên trì, linh hoạt và kỹ năng giao tiếp tốt để có thể thuyết phục nhà tài trợ tin tưởng vào giá trị sự kiện của bạn.

Thời điểm tiếp cận nhà tài trợ

Thời điểm bắt đầu kêu gọi tài trợ rất quan trọng và phụ thuộc vào quy mô sự kiện. Đối với sự kiện nhỏ (dưới 200 người) nên bắt đầu trước 2 – 3 tháng. Sự kiện vừa (200 – 500 người) cần 3 – 4 tháng, còn sự kiện lớn (trên 500 người) nên chuẩn bị từ 6 tháng trước.

Tránh tiếp cận quá gấp gáp khi chỉ còn vài tuần trước sự kiện. Bởi điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và nhà tài trợ cũng cần thời gian để xem xét, thảo luận nội bộ và duyệt ngân sách.

Kênh tiếp cận nhà tài trợ

Có nhiều cách để tiếp cận nhà tài trợ, mỗi kênh có ưu nhược điểm riêng:

Email giới thiệu: Cách phổ biến và dễ thực hiện nhất. Viết email ngắn gọn, chuyên nghiệp với tiêu đề hấp dẫn. Đính kèm hồ sơ tài trợ phiên bản tóm tắt và hẹn gặp để trình bày chi tiết.

Điện thoại: Nên gọi sau khi đã gửi email 3 – 5 ngày để follow-up. Chuẩn bị sẵn đoạn giới thiệu ngắn gọn trong 1 – 2 phút, tập trung vào lợi ích của nhà tài trợ.

Qua mối quan hệ: Đây là kênh hiệu quả nhất. Hãy tận dụng mạng lưới của ban tổ chức, cựu sinh viên, người quen để được giới thiệu trực tiếp đến người ra quyết định.

Gặp trực tiếp: Nếu có cơ hội, hãy tham dự các sự kiện, hội thảo nơi có đại diện các doanh nghiệp mục tiêu để tạo mối quan hệ tự nhiên trước khi chính thức kêu gọi.

Kỹ năng thuyết phục trong quá trình trao đổi

Khi đã có cơ hội gặp mặt, đây là lúc bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng thuyết phục của mình.

Chuẩn bị kỹ lưỡng: Nghiên cứu về công ty, sản phẩm/dịch vụ của họ, chiến lược marketing gần đây. Chuẩn bị bài thuyết trình 15-20 phút với slide rõ ràng, tập trung vào lợi ích họ nhận được.

Lắng nghe và linh hoạt: Đừng chỉ nói về sự kiện của bạn mà hãy hỏi về mục tiêu, thách thức marketing của họ. Sau đó điều chỉnh cách trình bày để đáp ứng nhu cầu cụ thể đó.

Tự tin nhưng không áp đặt: Thể hiện sự nhiệt huyết với sự kiện nhưng tôn trọng quyết định của nhà tài trợ. Nếu họ từ chối, hãy hỏi lý do để cải thiện cho lần tiếp theo hoặc hỏi xem có gói tài trợ nhỏ hơn nào phù hợp không.

Follow-up đúng cách: Sau buổi gặp, gửi email cảm ơn trong vòng 24 giờ, tóm tắt những điểm đã trao đổi và các bước tiếp theo. Nếu chưa nhận được phản hồi sau 1 tuần, hãy gọi điện lịch sự để hỏi thăm.

Xây dựng quan hệ dài hạn: Kể cả khi hợp tác thành công hay chưa, hãy duy trì mối quan hệ tốt. Sau sự kiện, gửi báo cáo kết quả chi tiết, hình ảnh và lời cảm ơn chân thành. Điều này sẽ tạo nền tảng cho những lần hợp tác tiếp theo.

Chăm sóc và giữ quan hệ với nhà tài trợ sau sự kiện

Nhiều người nghĩ rằng việc xin tài trợ kết thúc khi sự kiện thành công. Nhưng thực ra đây chỉ là bước khởi đầu cho một mối quan hệ dài lâu có thể mang lại vô số cơ hội trong tương lai. Các nhà tài trợ hiện tại là nguồn tài trợ tiềm năng lớn nhất cho các dự án tiếp theo của bạn bởi chi phí để duy trì họ thấp hơn nhiều so với việc tìm kiếm nhà tài trợ mới.

Báo cáo kết quả & hiệu quả

Báo cáo sau sự kiện không chỉ là nghĩa vụ mà là cơ hội vàng để chứng minh giá trị đầu tư và xây dựng niềm tin cho những lần hợp tác sau. Đây là lúc bạn biến cam kết thành minh chứng cụ thể.

Hãy gửi báo cáo sơ bộ trong vòng 3 – 5 ngày sau khi sự kiện kết thúc. Đây là báo cáo nhanh qua email với những thông tin cơ bản nhất: số lượng khách tham dự, những khoảnh khắc nổi bật và một vài hình ảnh chất lượng cao. Tốc độ phản hồi này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng nhà tài trợ.

Báo cáo chi tiết và toàn diện nên được gửi trong vòng 2 – 3 tuần sau sự kiện. Thời gian này đủ để bạn tổng hợp đầy đủ dữ liệu từ các nguồn khác nhau: phản hồi khách hàng, số liệu truyền thông, phân tích mạng xã hội và đánh giá tổng thể.

Gửi lời cảm ơn và duy trì quan hệ

Một lời cảm ơn chân thành có thể mở ra hàng chục cơ hội trong tương lai, trong khi việc bỏ qua bước này có thể đóng cánh cửa vĩnh viễn. Quan hệ với nhà tài trợ giống như bất kỳ mối quan hệ nào khác đều cần được chăm sóc đều đặn.

Gửi email cảm ơn trong vòng 24 giờ sau khi sự kiện kết thúc. Email này nên ngắn gọn, nhiệt tình và cá nhân hóa. Hãy đính kèm theo một vài bức ảnh đẹp nhất từ sự kiện, đặc biệt là những bức có đại diện nhà tài trợ hoặc logo của họ được hiển thị nổi bật.

Gửi thư cảm ơn viết tay đến người ra quyết định chính trong vòng một tuần sau sự kiện. Không cần dài dòng, chỉ cần 4-5 câu từ trái tim đã đủ, nhưng phải thực sự cá nhân và cụ thể.

Với những nhà tài trợ chiến lược quan trọng, cân nhắc gửi quà cảm ơn có giá trị tinh thần cao. Tránh những món quà đắt tiền hoặc sang trọng quá mức có thể khiến họ cảm thấy không thoải mái.

Chăm sóc tốt giai đoạn hậu sự kiện không chỉ nâng cao giá trị của một lần kêu gọi tài trợ mà còn tạo nền tảng vững chắc để các lần hợp tác tiếp theo diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.

Beauty Summit

Beauty Summit là sự kiện kết nối hàng đầu dành cho các chuyên gia, bác sĩ da liễu, chủ spa và thương hiệu mỹ phẩm trong ngành làm đẹp. Sự kiện được tổ chức thường niên nhằm chia sẻ kiến thức chuyên sâu, cập nhật xu hướng và thúc đẩy hợp tác chiến lược. Beauty Summit đóng vai trò cầu nối giữa tri thức – công nghệ – thị trường, góp phần nâng cao tiêu chuẩn phát triển bền vững cho toàn ngành.