Thị trường mỹ phẩm nhập khẩu tại Việt Nam ngày càng sôi động với hàng loạt thương hiệu từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Pháp, Mỹ liên tục đổ bộ. Tuy nhiên, để đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng một cách hợp pháp, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu trước khi lưu thông hàng hóa. Đây là điều kiện tiên quyết, không thể bỏ qua nếu bạn không muốn đối mặt với rủi ro pháp lý và tổn thất về uy tín thương hiệu. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình, hồ sơ, phí và biểu thuế áp dụng mới nhất.
Tổng quan về công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Trước khi bắt tay vào thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần nắm vững những kiến thức nền tảng về khái niệm, lý do bắt buộc, cơ quan quản lý cũng như khung pháp lý điều chỉnh hoạt động công bố mỹ phẩm tại Việt Nam. Đây là bước không thể bỏ qua để tránh sai sót ngay từ đầu quy trình.
Khái niệm công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Công bố mỹ phẩm nhập khẩu là thủ tục pháp lý bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm có nguồn gốc nước ngoài lưu hành tại thị trường Việt Nam. Hồ sơ công bố được nộp tại Cục Quản lý Dược thuộc Bộ Y tế Việt Nam để được cấp Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo quy định của Thông tư 06/2011/TT-BYT.
Sau khi được cấp số tiếp nhận hợp lệ thì sản phẩm mới được phép phân phối và lưu hành trên thị trường Việt Nam. Doanh nghiệp đồng thời phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính an toàn, chất lượng và hiệu quả của sản phẩm đã công bố trước cơ quan quản lý và người tiêu dùng.
Vì sao mỹ phẩm nhập khẩu bắt buộc phải công bố
Có hai lý do cốt lõi khiến việc công bố mỹ phẩm nhập khẩu trở thành nghĩa vụ pháp lý không thể né tránh.
1. Tránh bị xử phạt hành chính.
Theo Điều 68 Nghị định 117/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 124/2021/NĐ-CP) hành vi đưa sản phẩm mỹ phẩm ra lưu thông khi chưa có số tiếp nhận phiếu công bố hoặc khi số tiếp nhận đã hết hiệu lực sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng.
Đây là mức phạt không nhỏ và hoàn toàn có thể tránh được nếu doanh nghiệp chủ động thực hiện đúng quy định.
2. Bảo vệ uy tín thương hiệu.
Sản phẩm có đầy đủ hồ sơ công bố hợp lệ sẽ tạo được niềm tin với người tiêu dùng giúp doanh nghiệp thúc đẩy doanh số và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Phạm vi sản phẩm được xếp vào nhóm mỹ phẩm rất rộng, bao gồm:
- Son môi
- Kem dưỡng da
- Sữa tắm
- Dầu gội
- Nước hoa
- Phấn trang điểm
- Sản phẩm chăm sóc tóc (nhuộm, uốn, duỗi)
- Sản phẩm chăm sóc móng
- Kem chống nắng
- Xà phòng khử mùi
- Sản phẩm vệ sinh răng miệng và nhiều loại khác dùng tiếp xúc với bên ngoài cơ thể người.
Cơ quan quản lý công bố mỹ phẩm tại Việt Nam
Cục Quản lý Dược thuộc Bộ Y tế là cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ, thẩm định và cấp số tiếp nhận phiếu công bố chất lượng sản phẩm mỹ phẩm.
Toàn bộ thủ tục hiện nay được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia tại địa chỉ vnsw.gov.vn, không tiếp nhận hồ sơ giấy trực tiếp.
Quy định pháp lý liên quan
Các văn bản pháp lý chính điều chỉnh hoạt động công bố mỹ phẩm nhập khẩu hiện hành gồm:
- Luật Dược số 105/2016/QH13
- Nghị định số 155/2018/NĐ-CP về quản lý mỹ phẩm
- Thông tư số 06/2011/TT-BYT quy định về quản lý mỹ phẩm
- Thông tư 29/2020/TT-BYT về sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan (đặc biệt có quy định ưu đãi cho các nước thành viên CPTPP)
- Nghị định 117/2020/NĐ-CP và Nghị định 124/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế
Điều kiện để mỹ phẩm nhập khẩu được công bố tại Việt Nam
Không phải doanh nghiệp nào cũng đủ điều kiện để thực hiện thủ tục này. Trước khi chuẩn bị hồ sơ, cần kiểm tra kỹ bốn yêu cầu tiên quyết sau:
- Tổ chức hoặc cá nhân đứng tên trên hồ sơ công bố phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, trong đó có ngành nghề kinh doanh mỹ phẩm. Nếu giấy phép kinh doanh hiện tại chưa có ngành nghề này, doanh nghiệp cần bổ sung trước khi nộp hồ sơ.
- Bắt buộc phải đăng ký và sử dụng chữ ký số điện tử để nộp hồ sơ trực tuyến. Toàn bộ quy trình công bố lưu hành mỹ phẩm nhập khẩu hiện chỉ được thực hiện qua cổng vnsw.gov.vn, không có phương thức nộp hồ sơ giấy tại cửa.
- Doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ tài liệu theo đúng quy định, bao gồm các giấy tờ từ phía nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Việc công bố tính năng của sản phẩm mỹ phẩm (mục đích sử dụng) phải tuân thủ hướng dẫn của ASEAN về công bố tính năng sản phẩm mỹ phẩm, tránh ghi công dụng vượt quá bản chất của sản phẩm hoặc mang tính chất quảng cáo sai sự thật.
THAM KHẢO: Những chất cấm sử dụng trong mỹ phẩm
Hướng dẫn thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Quy trình công bố mỹ phẩm nhập khẩu tại Việt Nam bao gồm ba nhóm thông tin chính: hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình nộp và xử lý hồ sơ, cùng các loại phí và nghĩa vụ thuế liên quan.
Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Bộ hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu gồm các tài liệu chính sau:
- Phiếu công bố mỹ phẩm kèm dữ liệu công bố. Đây là mẫu biểu nộp trực tiếp trên hệ thống điện tử, ghi đầy đủ thông tin sản phẩm, thành phần, công dụng và nhà sản xuất.
- Bản scan Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
- Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm (Letter of Authorization – LOA/Power of Attorney – POA) do nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu cấp cho công ty Việt Nam, đã có chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự. Giấy này cần ghi rõ tên và địa chỉ nhà sản xuất, tên công ty nhận phân phối tại Việt Nam, phạm vi ủy quyền, danh sách sản phẩm, thời hạn ủy quyền và cam kết cung cấp hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF).
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Free Sale – CFS) đã được hợp pháp hóa lãnh sự, xác nhận sản phẩm được sản xuất và bán tự do tại nước xuất xứ. Lưu ý: theo Thông tư 29/2020/TT-BYT, mỹ phẩm được sản xuất tại các nước thành viên CPTPP đã có hiệu lực (Australia, Canada, Nhật Bản, Mexico, New Zealand, Singapore, Peru, Malaysia, Chile) sẽ không cần xuất trình CFS, chỉ cần LOA.
Một số lưu ý quan trọng về giấy tờ theo từng thị trường:
- Với Hàn Quốc cần kiểm tra tên người ký LOA và bản chứng thực chữ ký phải khớp nhau
- Với Trung Quốc LOA có thể chứng thực qua Bộ Ngoại giao hoặc văn phòng công chứng trước khi hợp pháp hóa lãnh sự
- Với các nước EU, nội dung CFS và LOA phải nhất quán và đầy đủ thông tin về quyền của công ty nhập khẩu.
Quy trình công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Quy trình công bố mỹ phẩm nhập khẩu được thực hiện qua 3 bước chính:
Bước 1: Nộp hồ sơ trực tuyến
Trước khi nhập khẩu, tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường nộp toàn bộ hồ sơ về Cục Quản lý Dược thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia tại địa chỉ:
https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-chi-tiet-thu-tuc-hanh-chinh.html?ma_thu_tuc=1.002088
Bước 2: Cục Quản lý Dược tiếp nhận hồ sơ
Theo thông tin trên cổng dịch vụ công quốc gia thì trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cục Quản lý Dược kiểm tra và gửi Phiếu báo thu nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa đạt sẽ có thông báo nêu rõ các nội dung cần bổ sung, chỉnh sửa.
Bước 3: Giải quyết hồ sơ
Quy trình xử lý chia thành các trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp hồ sơ đạt yêu cầu: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ và phí công bố theo quy định, Cục Quản lý Dược ban hành số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Trường hợp hồ sơ chưa đạt: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cục Quản lý Dược thông báo bằng văn bản điện tử nêu rõ các nội dung chưa đáp ứng để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung. Hồ sơ bổ sung cần có văn bản giải trình của tổ chức, cá nhân đứng tên công bố kèm theo Phiếu công bố và/hoặc các tài liệu đã được chỉnh sửa.
Sau khi nộp hồ sơ bổ sung: Nếu hồ sơ bổ sung đáp ứng yêu cầu, trong vòng 05 ngày làm việc Cục Quản lý Dược sẽ cấp số tiếp nhận. Nếu hồ sơ bổ sung vẫn không đạt, trong vòng 05 ngày làm việc sẽ có thông báo từ chối cấp số tiếp nhận bằng văn bản điện tử.
Trường hợp không nộp hồ sơ bổ sung: Nếu trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày có thông báo yêu cầu bổ sung mà Cục Quản lý Dược không nhận được phản hồi, hồ sơ công bố sẽ hết giá trị. Doanh nghiệp muốn tiếp tục phải nộp hồ sơ mới và đóng phí mới theo quy định.
Phí công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Mức phí công bố sản phẩm mỹ phẩm được quy định tại Thông tư 41/2023/TT-BTC. Theo đó phí thẩm định hồ sơ công bố là 500.000 VNĐ cho mỗi sản phẩm.
Ngoài khoản phí này, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm các chi phí liên quan như hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài, dịch thuật công chứng hoặc chi phí đăng ký chữ ký số điện tử nếu chưa có. Tổng chi phí thực tế phụ thuộc vào số lượng sản phẩm công bố và quốc gia xuất xứ.
Thuế nhập khẩu mỹ phẩm
Khi làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp phải nộp hai loại thuế bắt buộc:
Thuế nhập khẩu
Thuế nhập khẩu được tính theo công thức: Tiền thuế = Giá trị hải quan của lô hàng × Thuế suất nhập khẩu.
Thuế suất phụ thuộc vào mã HS (Harmonized System Code) của từng loại sản phẩm và xuất xứ hàng hóa. Mỗi sản phẩm mỹ phẩm có mã HS riêng, ví dụ: nước hoa mã 3303.00.00, son môi mã 3304.10.00, kem dưỡng da mã 3304.99.30, dầu gội mã 3305.10.90.
Dưới đây là biểu thuế nhập khẩu tham khảo cho một số sản phẩm phổ biến:
| Sản phẩm | Thuế NK ưu đãi thông thường | Từ Hàn Quốc (C/O VK) | Từ ASEAN (C/O D) | Từ Trung Quốc (C/O E) |
|---|---|---|---|---|
| Sữa tắm | 27% | 20% | 0% | 0% |
| Dầu gội đầu | 15% | 0% | 0% | 0% |
| Kem dưỡng da / Sữa rửa mặt | 20% | 10% | 0% | 0% |
| Son môi | 20% | 10% | 0% | 0% |
| Mặt nạ dưỡng da | 20% | 10% | 0% | 0% |
| Thuốc nhuộm tóc | 20% | 10% | 0% | 0% |
Những lưu ý quan trọng khi làm giấy tờ công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu bị trả lại hoặc từ chối không phải do thiếu giấy tờ, mà đến từ những sai sót nhỏ trong nội dung và cách chuẩn bị tài liệu. Dưới đây là những điểm cần đặc biệt lưu ý trước khi nộp hồ sơ.
Thông tin trên LOA và CFS phải thống nhất với nhau
Đây là lỗi xảy ra rất thường xuyên, đặc biệt với hàng nhập từ Trung Quốc và các nước châu Âu.
Tên nhà sản xuất, tên sản phẩm, tên và địa chỉ công ty nhập khẩu phải được ghi nhất quán trên cả hai loại giấy tờ. Bất kỳ sự sai lệch nào dù chỉ là viết tắt hoặc thiếu một phần địa chỉ cũng có thể dẫn đến yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Tên người ký LOA và bản chứng thực chữ ký phải khớp nhau
Với giấy tờ từ Hàn Quốc và Trung Quốc thì lỗi phổ biến là tên người ký bị đảo ngược thứ tự họ và tên hoặc phần chứng thực chữ ký ghi tên khác so với người ký trên LOA. Điều này khiến toàn bộ bộ hồ sơ mất giá trị pháp lý và phải làm lại từ đầu.
Kiểm tra kỹ hiệu lực của CFS trước khi nộp
Theo quy định CFS phải còn trong thời hạn hiệu lực. Nếu CFS không ghi ngày hết hạn cụ thể, thì phải là bản được cấp trong vòng 24 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ. Nhiều doanh nghiệp bỏ sót điểm này và phải yêu cầu đối tác nước ngoài cấp lại CFS mới, làm chậm toàn bộ tiến độ.
Kiểm tra công thức thành phần trước khi công bố
Việc ghi sai công thức thành phần hoặc trong công thức có chứa chất cấm hoặc chất vượt quá giới hạn nồng độ theo quy định của Bộ Y tế là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến từ chối cấp số tiếp nhận. Danh mục chất cấm và chất bị hạn chế trong mỹ phẩm được quy định chi tiết và cần được đối chiếu kỹ trước khi hoàn thiện hồ sơ.
Tên sản phẩm trên hồ sơ công bố phải khớp với tên trên nhãn thực tế. Đây là điểm dễ bị bỏ qua nhưng lại có hậu quả trực tiếp ở khâu thông quan hải quan. Nếu tên sản phẩm trong hồ sơ công bố không trùng khớp với tên in trên nhãn hàng khi hàng về đến cảng, hải quan có quyền từ chối thông quan lô hàng đó.
Với hàng từ các nước CPTPP không cần CFS nhưng vẫn cần tài liệu chứng minh lưu hành.
Nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm rằng hàng từ các nước thành viên CPTPP như Nhật Bản, Australia, Singapore, Malaysia… thì chỉ cần LOA là đủ. Tuy nhiên, nếu sản phẩm được lưu hành và xuất khẩu từ nước thành viên CPTPP nhưng không phải nước sản xuất, doanh nghiệp vẫn phải nộp tài liệu chứng minh sản phẩm được lưu hành hợp lệ tại nước đó, có hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Riêng với hàng từ Dubai, hiện tại CFS của Dubai không ghi cụ thể tên công ty sản xuất mỹ phẩm dẫn đến vướng mắc trong quá trình xét duyệt hồ sơ tại Cục Quản lý Dược. Doanh nghiệp nhập hàng từ thị trường này cần trao đổi kỹ với đơn vị tư vấn để cập nhật phương án xử lý phù hợp nhất tại thời điểm nộp hồ sơ.
Nếu doanh nghiệp đang trong quá trình chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu, bước quan trọng nhất cần thực hiện trước tiên là rà soát đầy đủ tài liệu từ phía nhà sản xuất nước ngoài: CFS còn hiệu lực, giấy ủy quyền đúng nội dung và thống nhất thông tin. Đây là 2 điểm kiểm tra có thể tiết kiệm nhiều tuần xử lý hồ sơ nếu được chuẩn bị đúng ngay từ đầu.
Beauty Summit là sự kiện kết nối hàng đầu dành cho các chuyên gia, bác sĩ da liễu, chủ spa và thương hiệu mỹ phẩm trong ngành làm đẹp. Sự kiện được tổ chức thường niên nhằm chia sẻ kiến thức chuyên sâu, cập nhật xu hướng và thúc đẩy hợp tác chiến lược. Beauty Summit đóng vai trò cầu nối giữa tri thức – công nghệ – thị trường, góp phần nâng cao tiêu chuẩn phát triển bền vững cho toàn ngành.
Zalo